KEP, kayıtlı elektronik posta demektir. Günümüzde birçoğumuz standart elektronik posta (SEP) kullanmaktayız. Bunun dışında 14 Şubat 2011 senesinde kayıtlı elektronik posta (KEP) ile tanıştık. ABD’de KEP temelleri 1999 yılında atılmıştır. Avrupa’da da 2000 yılında olması nedeniyle Türkiye’nin KEP ile tanıştığını söylemek yanlış olmayacaktır. Geç gelmesine rağmen KEP adresini son dönemde birçok firma kullanmaktadır. Peki KEP ne işe yarar?
KEP adresi ile ilgili Mevzuatı okumanızda fayda var KEP Mevzuat'a gitmek için tıklayın.
KEP, yasal olarak geçerli ve teknik açıdan da güvenli elektronik posta olarak bilinmektedir. KEP adresi ile gönderilen elektronik postaları gönderici ve alıcı kesin olarak bilmektedir. E-imza ve zaman damgası kullanılarak, postanın iletildiğini garantileyen, gönderen ve alan tarafların kim olduğunun kesin olarak bilinmesini sağlayan, gönderilen iletinin ne olduğunu ve gönderim aşamasında başkaları tarafından değiştirilmediğine emin olunmasına yardımcı olan ve gönderim zamanını kesin olarak tespit eden araç kayıtlı elektronik posta (KEP) olarak adlandırılmaktadır.
Yukarıda bahsettiğimiz tanımı biraz daha geniş bir ifade ile açıklayalım. İlk olarak normalde kullandığımız standart elektronik postaların aksine kayıtlı elektronik postaların (KEP) yasal delil olarak geçerliliği bulunmaktadır. Bunun sebebi e-imza ve zaman damgasının kullanılıyor olmasıdır. Standart elektronik postalarda ise üçüncü kişiler de bu iletilere erişebildiği için yasal olarak bir geçerliliği yoktur. KEP adresi yalnızca bir kişi tarafından kullanılabilir ve başkasına aktarılamaz.
Elektronik İmza ile ilgili yönetmeliğe ve mevzuata gitmek için tıklayın.
KEP SİSTEMİNE NEDEN İHTİYAÇ DUYULMUŞTUR?
Teknoloji çağının getirdikleriyle beraber ticari faaliyetlerde ve yönetim işlerinde e-posta adresi giderek yaygınlaşmaya başlamıştır. Öyle ki e-posta adresi olmadan birçok işimiz yürümemektedir. Ancak standart e-posta sistemindeki birtakım güven oluşturmayan durumlar KEP kullanımına geçilmesine zemin hazırlamıştır. Özellikle delil niteliği taşıması oldukça önemlidir. Ayrıca KEP adresi üzerinden gönderilen iletileri kimse değiştirememektedir. Bu da KEP sistemine ihtiyaç duyulmasının başka bir sebebidir.
KEP SİSTEMİ İLE NELER YAPILABİLİR?
KEP sistemi üzerinden yapılan yazışmalar oldukça güvenlidir. Resmi, özel ve ticari her türlü belge bu sistem üzerinden paylaşılabilir. Kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik yolla gönderilebilir veya alınabilir. Bu belgeler beyanname, bildirge, başvuru, tebligat, ihbar ve ihtar gibi belgeler olabilir.
Şirketler ile şahıslar arasında gerçekleşen kurum içi yazışma, belge paylaşımı, sözleşme, tebligat, e-fatura, telefon görüşme dökümleri, banka talimatları, hesap ekstreleri, kredi kartı ekstre gönderimleri, siparişler, ihale teklifleri, e-ticaret işlemleri gibi sınırsız alanda kullanılabilir
KEP ADRESİ KİMLER İÇİN GEREKLİDİR?
KEP sistemi son dönemlerde oldukça fazla kullanılmaya başlandı. İlk başlarda yalnızca kurum ve kuruluşlar kullanırken şahısların da KEP adresine olan ilgisi artmış durumdadır. KEP sistemi, resmî belgelerin iki tarafa da güvenli olarak iletilmesini sağlamaktadır. KEP sistemi yaygınlaştıkça yasal düzenlemeler getirilmeye başlanmıştır. Böylece bazı kişilere, kurumlara veya kuruluşlara zorunlu hale gelmiştir.
PTT kargo, varlık yönetim şirketleri, bankalar, darphane, sermaye piyasası aracı kurumları, damga matbaa kurulu ve yatırım ortakları kesinlikle KEP adresi almak ve kullanmak zorundadır. Ayrıca anonim ve limited şirketlerinin de KEP adresi alma zorunluluğu vardır. Spor kulüpleri, serbest muhasebeciler, mali müşavirler ve noterler KEP adresi alma zorunluluğu bulunan başka bir gruptur. Bahsettiğimiz kurum, kuruluş ve kişiler dışında Türk Ticaret Kanunu’nda KEP adresi alma zorunluluğu bulunan daha birçok kurum, kuruluş ve kişiler yer almaktadır. Kanunda belirtildiği üzere KEP adresi kullanması zorunlu olan ancak kullanmayanlar birtakım cezai yaptırımlar ile karşılaşırlar. 10 bin TL ve 250 bin TL arasında değişen para cezaları uygulanmaktadır.
KEPHS NEDİR?
Yukarıda bahsettiğimiz KEP adresinin tanımlarından sonra KEPHS kavramı çok da yabancı gelmeyecektir. KEPHS, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısı demektir. Diğer bir deyişle KEP adresini aldığımız yerlere KEPHS denmektedir.
Standart e-posta adresi almak istediğimiz zaman internet üzerinden birkaç bilgiyi girmemiz yeterli oluyor. Ancak KEP adresi almak böyle bir şey değildir. KEPHS adı verilen kurumlar KEP adresi almak istediğimizde gitmemiz gereken adreslerdir. 2013 yılının aralık ayından itibaren BTK tarafından yetkilendirilmiş üç KEP hizmet sağlayıcısı bulunmaktadır. Bunlar PTT KEP, TNB KEP ve TURKKEP’tir. Aldığımız KEP adresi ile yollanan içerikler bu kurumlarda en az yirmi yıl boyunca korunmaktadır.
KEP ADRESİ NASIL ALINIR?
KEP hizmet sağlayıcılarından KEP adresi alınabileceğinden bahsettik. Peki bu kurumlardan KEP adresi almak istediğimizde nasıl alacağız? Şimdi bir göz atalım.
İlk önce bir KEP adresi almak için KEP hizmet sağlayıcılarına başvurmanız gerekmektedir. Başvuru üç seçenekten oluşuyor. Bireysel, kurumsal ve kamu kuruluşları seçeneklerinden birini seçmeniz gerekiyor. Şunu da belirtmek isteriz ki tüm bu başvuru süreçlerinden önce bir e-imzanız olduğundan emin olmalısınız. Çünkü bir KEP hesabı almanın ilk şartı e-imzaya sahip olmaktır. Daha sonra başvuruyu yapacağınız kategoriye göre kurum, sizden farklı belgeler istemektedir. E-imza veya online imzaya sahip olan kişiler internet üzerinden de başvuru yapabilmektedir. Ancak yine de ıslak imza olan belgeler KEP hizmeti sağlayan kuruma götürülmek zorundadır. E-imza veya online imzaya sahip olmayan kişiler internet üzerinden yalnızca ön başvuru yapabilmektedir.
Bu Yazıya Puan Ver!
2 kişi puan verdi.